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【日常技校】写英文 Email 要特别留心这些点,一些原则私信也适用
发布时间:2014/12/5
阅读次数:787
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Email 要以收信人为主题 

  写 Email 的一个原则,应该是以收信人为主题。信件的内容,应该是跟收信人相关的,或者至少,不能让收信人觉得这是一封群发邮件。 

  我在知乎收到过很多私信,绝大多数我都不想回,也没法回,知道为什么吗?这些私信篇幅都很长,有的长达好几百字,内容全部是关于写信人自己,几乎从来没有出现过收信人的信息。“我是什么什么学校的学生……我要转专业……”、“我是什么什么情况……我该考研还是工作……”、“我在哪里哪里工作了几年,我要不要转行……” 

  事实上,这些信换一个收信人的名字就可以原封不动的再发给别人,就像春节的时候大家讨厌的那些群发短信一样。而且很多时候,他们问的很多问题我都有过类似的回答,哪怕他们花三分钟的时间点开我的主页,就能找到相关的信息。 

  你说我该怎么回复呢?请问他们写的这些信跟我有关系吗?请问我说过我可以提供免费的教育就业咨询吗?当然,我很乐意帮助别人,但是前提是,你得让我知道我能怎么帮。 

  比如说,你是一位教授,收到一位学生的套磁邮件,打开一看,满篇都是“我特别特别优秀,我 985 大学专业第一……”、“我 GRE 多少多少分”、“我怎么怎么牛逼……”。看到这样的信,你会怎么想?可能绝大多数情况,你会觉得,跟我有什么关系呢,这信换个收信人的名字一样能用。 

  反过来,如果信件里提到的都是你的研究内容、写信人对你的研究内容的看法、写信人自己的经历跟你的这些研究的相关程度,至少,如果我是这个收信的教授,我不会把这封信拖进垃圾箱。 

  同样的道理,你看一下好的广告,侧重点并不是“我的手机跑分超级高”、“我的车跑的特别快”……而是“你用我的手机可以享受便捷生活”、“你开我的车可以享受驾乘体验”…… 同样,必须是 YOU-oriented,而不是通篇的“我怎么怎么样”。 

  最最简单的判断方法,数一数你的 Email 里面,是 you/your 出现的次数多,还是 I/my 出现的次数多。如果通篇都是 I……、My……,那么问一下自己,我写的这些东西跟收信人有关吗?收信人会对我的这些信息感兴趣吗? 

Email 要简洁明了 

  既然是以收信人为主题,那就不要说那么多废话。对收信人最大的尊重,不是说“感谢你抽时间看我的信”,而是信写得简洁明了,一点不浪费收信人的时间。 

  除了极其正式的信件,一般来说,第一句话就应该直入主题。这封信是问问题、交作业、约时间、反映情况、提建议、提交简历,收信人读到第一句话就应该知道。 

  即使是比较正式的信件,比如求职信、套磁信,第一句话也应该说明主题,比如 “I’m very interested in the XX position currently open in your company.” 或者 “I have a very strong interest in the XX position that you have advertised on your website.” 不要以 “My name is ……” 或者 “I am s student of ……” 开头,一定要让收信人最快时间知道你想干嘛。 

  一般来说,没有必要在正文里介绍你的名字、地址、联系方式之类的,这些东西应该在信件的专门位置,如果收信人感兴趣,想要回信或者以其它方式联系你,自然会去找。如果是求职信或者套磁信,可以在第一句说明目的之后,紧接着突出重点的介绍自己,比如 “I am currently a PhD/master’s student in XX at XX University with a focus on XXXX. I expect to graduate in XX/XXXX.” 

Email 要避免套话空话 

  既然要简洁明了,一个有效的办法就是避免套话空话。什么叫套话空话呢?就是没有任何意义的话。如果删去这些句子或者这些表达,一点都不影响信件的意思,那这样的句子就是套话空话,写这样的句子就是浪费收信人的时间。 

  应该尽量避免什么样的套话空话呢? 

  过于客气的表达。Please do not hesitate to contact me at your earliest convenience 或者 Very truly yours 。假想一下收信人就坐在你的面前,你直接跟收信人面对面谈话,你还会用这些表达吗?你不觉得别扭吗?信件无非就是用书面的形式传递这些谈话,怎么说,就怎么写。过多的使用这些 cliche 或者 canned speech 会让你的信显得不真诚,给人一种油嘴滑舌的感觉。 

  最最常见的几个过分客气的表达包括: 

at your earliest convenience (直接说 when you can 或者 soon) 

please find enclosed 或者 I have forwarded (直接说 I have sent you) 

please do not hesitate (不需要说,直接删掉) 

  过于书面的表达。比如 herewith、aforementioned、hereby、herein 这样的词语,或者非常老派的表达方式,让人感觉你是从一本出版于 60 年代的语法书上抄来的。 

  过于口语化的表达。这个对于非英语母语的人来说,写出过于口语化的英语来其实是不太可能的。比如说,用 Let’s touch bases next week 代替 Let‘s talk next week,用 bottom line、team player、square one 等等类似的口语化词汇, 这些都属于所谓的 slang 或者 buzzword。这样的表达会让人觉得你不太职业,给人不信任的感觉。其实,现在的中文里有大量这样的例子,“碉堡”“么么嗒”“蛮拼的”之类的最好不要用在除了非常私人的信件以外的任何 Email 里。 

Email 要注意性别指代

  在英文语境里,这其实是非常重要的。在写 Email 之前,你应该尽量弄清楚收信人的性别,然后用正确的前缀。现在有 Google、LinkedIn、Facebook 等等,很容易就能确定收信人的性别。 

  在信件的内容里,也要注意避免性别指代的用法。其实不只是信件,这也适用于绝大多数英语写作。 

  不要说 Each employee must show his identification,请用 Employees must show their identification. 

  不要说 By the age of three, a child should be able to feed and dress himself,请用 By the age of three, a child should be able to eat and get dressed without help. 

  不要说 Although a nurse often comes to the job without computer experience, she can easily be trained to use the hospital software,请用 Although a nurse often comes to the job without computer experience, this person can easily be trained to use the hospital software. 

  不要说 actress,请用 actor。 

  可以注意好莱坞的采访或者发言,大多数女演员会说 as an actor… 医生都是 doctor,没有 doctress,所以演员都是 actor,越来越少的人用 actress 这个词 

  不要说 businessman,请用 businessperson。 

  不要说 fireman,请用 firefighter。 

  不要说 maid,请用 housekeeper。 

  不要说 policeman,请用 police officer。 

  不要说 mailman,请用 mail carrier。 

  不要说 salesman,请用 sales representative 或者 sales agent。 

  不要说 waiter 或者 waitress,请用 server。 

  不要说 mankind,请用 humankind。 

Email 的格式和字体

  Email 的段落应该尽量短小,尽量避免一整段的长篇大论,尤其是第一段更应该紧抓重点。段落首行不需要缩进,单倍行距,段落之间空一行。 

  注意选用合适的字号和字体。字号不要过大或者过小,字体不要用太花哨的艺术字体,不要用花花绿绿的颜色,尽量避免太多的粗体和斜体。

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